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Mide el rendimiento de tus procesos de reclutamiento

El área de reclutamiento es mucho más compleja de lo que parece

El reclutamiento debe hacer frente a una multitud de desafíos, en ocasiones contradictorios

Son muchos los factores que un líder de recursos humanos debe tener en cuenta: rapidez, productividad, eficacia, calidad, equidad, control de costes...

Sumado a esto, es importante identificar cuáles son los principales desafíos de la empresa.

Para hacerlo aún más complejo, cada una de estas problemáticas puede abarcar diferentes definiciones en función del interlocutor…¡y se hace difícil orientarse!

Por último, ¿es posible hacer un seguimiento de nuestros objetivos con ayuda de indicadores fiables? Algunas nociones parecen alejarse del estudio puramente cuantitativo, provocando que su medición sea menos objetiva.

En este contexto, ¿cómo pueden los responsables de RR. HH. dar sentido a sus acciones y sensibilizar al comité directivo y a los equipos operativos sobre los desafíos que están por venir?

Nuestra ambición es proporcionar una herramienta a los responsables de RR. HH. que les permita comunicar de forma simple, clara y eficaz, sus objetivos al comité directivo y a sus equipos.

Al César lo que es del César...

Jerome de Ternynck de Smartrecruiters ha publicado Hiring Success, un apasionante libro en el que construye un plan de acción de seguimiento cualitativo del proceso de reclutamiento. Nosotros nos hemos inspirado en él y hemos intentado –modestamente– enriquecerlo.

Porque a pesar de la innegable calidad de su obra, nos hemos dado cuenta que:

  • Algunos factores determinantes del éxito del proceso de reclutamiento no estaban cubiertos o habían sido abordados de forma indirecta
  • En algunos casos era posible proponer otros indicadores quizá más accesibles, y por lo tanto, más fáciles de seguir

Tras varios meses de trabajo e investigaciones, hemos dado con la siguiente versión a la que llamaremos: “Talent Acquisition Dashboard”.

¿Por qué un “dashboard” (o “panel de control”)

Nuestra herramienta permite visualizar rápidamente varios indicadores, así como su evolución con respecto al periodo anterior, y su desviación del objetivo establecido.

¡También hemos querido evitar toda confusión con el enfoque original de SmartRecruiters! :)

A continuación, te presentaremos la teoría detrás de nuestro Talent Acquisition Dashboard y te invitamos a descargar nuestro modelo Excel que te permitirá crear tu panel de control de forma fácil y dinámica.

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El Talent Acquisition Dashboard presenta los 6 grandes pilares de tu proyecto de reclutamiento

The 6 key pillars of the Talent Acquisition Dashboard

Detrás de cada uno de estos 6 factores hay un indicador que permite medir el rendimiento, la evolución y la desviación del objetivo.

The key metrics of the Talent Acquisition Dashboard

1. Productividad

Medimos la noción de productividad a través del número de reclutamientos realizados por un reclutador en equivalente de tiempo completo por un periodo determinado (“X reclutamientos efectuados durante un periodo dividido por X reclutadores a tiempo completo”). 

Es un indicador fácil de medir, pero complicado de mejorar.

¿Cómo aumentar el volumen de reclutamientos efectuados anualmente sin comprometer la calidad de seguimiento dada a cada candidato? Por ejemplo, si inviertes en herramientas de productividad que permitan a tus reclutadores disponer de más tiempo, mejorarás tu ratio.

Ejemplo:

Si en 2020 tenías:

  • 3 reclutadores que dedicaban el 100% de su tiempo al reclutamiento 
  • 1 director de RR. HH. que dedicaba el 10% de su tiempo al reclutamiento

*A lo largo del año se realizaron 36 reclutamientos

Tu ratio de productividad sería de: 36 / (100% x 3 + 10% x 1) = 11,6 reclutamiento/reclutador a tiempo completo

2. Velocidad 

La noción de velocidad, que abarca la temporalidad, puede ser definida de la siguiente forma: el porcentaje de puestos cubiertos en un plazo establecido.

Ejemplo: 

En 2020 tenías previsto reclutar:

10 personas en Q1. Pero al final, has reclutado a 6 personas en Q1 y a 4 en Q2: por lo cual, solo habrías cubierto el 60% de los puestos en el plazo establecido.

Al hacer un seguimiento de este indicador, los reclutadores tendrán que enfocarse en los puestos que no han sido cubiertos en ese periodo para comprender cuáles han sido los posibles obstáculos y poner en marcha un plan de acción asociado.

En este caso no es relevante el indicador de plazo medio (“% de puestos cubiertos en menos de x meses”), porque hay demasiadas disparidades con respecto a los puestos de trabajo y tipos de contrato. De modo que la media no sería un buen indicador, ya que la varianza es demasiado elevada.

3. Calidad

La calidad de los reclutamientos es un factor determinante. Si un candidato ha sido evaluado y seleccionado posteriormente de acuerdo a sus hard y soft skills y a su adecuación a los valores de la empresa, es muy probable que prospere en su puesto de trabajo.

Por lo tanto, el índice de retención de 6 o 12 meses (“% de colaboradores que siguen en el puesto 6 o 12 meses después de haber sido contratados”) es un sólido indicador para medir la calidad del reclutamiento. Es un indicador de fácil seguimiento y control, sobre todo para nuestros clientes.

El indicador de retención también permite ilustrar la calidad del onboarding. De hecho, si un colaborador dimite al cabo de 5 meses, es probable que sea a causa del mal onboarding del jefe.

En este caso, no se debe a un error de reclutamiento para el puesto, sino de la inadecuada integración propuesta por el jefe.

Hay que tener en cuenta que en las dimisiones durante los 6 o 12 primeros meses también se incluyen las dimisiones relacionadas con la decisión del colaborador y las relativas a una decisión de la empresa; por lo cual, este indicador engloba la noción de satisfacción del candidato reclutado y del reclutador.

4. Costes 

Hemos separado la noción de costes de la de productividad porque pensamos que la cuestión de costes es un factor en sí mismo, asociado a un indicador específico.

Nosotros seguimos el indicador de coste por reclutamiento. Se expresa de la siguiente forma:

Sumas de costes externos (Sourcing + ATS (Sistema de Seguimiento de Candidatos)+ Comunicación RR. HH. + Agencias de contratación + Job boards) e internos (Herramientas + Remuneraciones + Costes de estructura) asociados al reclutamiento, dividido por el número de personas reclutadas en el periodo considerado.

Para más información, puedes leer este artículo de Laurent Brouart de L’École du Recrutement en el que se explica muy bien el cálculo.  

5. Experiencia del candidato

No hay que dejar que la pandemia nos haga olvidar de la realidad, sobre todo de la tendencia subyacente de escasez de mano de obra en numerosos sectores. La “guerra de talentos” es uno de los principales retos para RR. HH., ya que son conscientes de la importancia de la experiencia del candidato.

Varios estudios demuestran que las malas experiencias de los candidatos son potencialmente perjudiciales para el rendimiento económico de la empresa (particularmente para el BtoC) porque el 60% de los candidatos afirman estar preparados para boicotear productos/servicios tras una mala experiencia en el proceso de candidatura.

Te invitamos a leer la experiencia de Virgin Media para que te hagas una idea de los daños causados por los candidatos tras una mala experiencia laboral.

Es posible medir la satisfacción de los candidatos con respecto al proceso completo de reclutamiento o a una etapa en particular. 

Cleverconnect propone, por ejemplo, enviar una encuesta de satisfacción a todas las personas que han utilizado su solución de vídeo diferido.

Para medidas globales, un simple cuestionario puede aportar rápidamente muy buenos resultados para conocer el porcentaje de satisfacción o también puedes optar por empresas externas como HappyIndex. 

6. Inclusión 

Las empresas ansían encontrar el camino del crecimiento en 2021, sin perder de vista su rol social y societal. La diversidad, la igualdad de oportunidades y la inclusión son algunas de las preocupaciones que RR. HH. tiene que supervisar para tener el éxito asegurado en el proceso de reclutamiento.  

La política de inclusión (sexo, orígen, edad, formación) pasa por herramientas de seguimiento de reclutamiento eficaces.

La ley ya establece objetivos cuantificables basados en estos criterios. Cada empresa debe fijar sus propios objetivos en este ámbito en función de su historia y de su sensibilidad. Nuestro objetivo es que cada empresa identifique, mida.

Ejemplos de indicadores pertinentes para medir la inclusión: % de mujeres en el lugar de trabajo, distribución de empleados por grupos de edad, distribución de empleados por tipo de contrato...

Aquí encontrarás una lista exhaustiva de los indicadores que puedes monitorizar. Una vez que te hayas descargado la plantilla, te aconsejamos trabajar con tu equipo para elegir los indicadores adecuados en función de los datos que estén a vuestra disposición.

Puedes presentar el Talent Acquisition Dashboard al comité directivo para:

  • Sensibilizar sobre los grandes problemas y la complejidad del reclutamiento
  • Hacer un balance de la situación mostrando los KPI en su estado actual
  • Identificar junto al comité directivo las metas a corto (6 meses), medio (18 meses) y largo plazo (36 meses) de la empresa y su equivalencia en el Talent Acquisition Dashboard
  • Fijar objetivos en aras de mejorar los indicadores clave

Posteriormente, podrás trabajar junto al equipo de Reclutamiento en los objetivos generales definidos por el Comité Directivo y en las acciones a implementar para lograrlos.

El Talent Acquisition Dashboard CleverConnect y sus futuras variantes

Nuestro Talent Acquisition Dashboard funciona mejor es adaptarse específicamente cuando los perfiles buscados son variados.

Sin embargo, no se adapta tan bien a las empresas de trabajo temporal, consultoras tecnológicas o a las agencias de contratación. Con la idea el objetivo de satisfacer las expectativas de todos nuestros clientes, vamos a desarrollar diferentes versiones del Talent Acquisition Dashboard, ¡y te las presentaremos próximamente!

¿Estás preparado/a para medir y mejorar los indicadores de tus reclutamientos?

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