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Messen Sie die Leistung Ihres Recruiting-Prozesses

Messen Sie die Leistung Ihres Recruiting-Prozesses

Der Bereich der Personalbeschaffung ist deutlich komplexer, als es den Anschein hat.

Das Recruiting sieht sich zahlreichen zum Teil widersprüchlichen Herausforderungen gegenüber

Für Personal-Entscheider ist es schwer, Schnelligkeit, Produktivität, Effizienz, Qualität, Gerechtigkeit, Kosten usw. miteinander in Einklang zu bringen – und dabei auch noch die Prioritäten des Unternehmens im Auge zu behalten.

Und dann versteht auch noch jeder etwas anderes unter den genannten Problembereichen. Da fällt es schwer, sich noch zurechtzufinden!

Ist es am Ende dennoch möglich, jede dieser Herausforderungen zu meistern und sich dabei auf zuverlässige Indikatoren zu stützen? Nicht alles scheint sich tatsächlich messen und in Zahlen abbilden zu lassen, was eine Bewertung ziemlich zufällig erscheinen lässt.

Wie können Personalentscheider vor diesem Hintergrund ihren Handlungen Sinn verleihen und die Direktion sowie die operationellen Teams davon überzeugen, sich den Herausforderungen zu stellen?

Wir möchten Personalverantwortlichen ein Mittel an die Hand geben, das es ihnen erlaubt, ihrer Geschäftsleitung und den Kollegen auf eine einfache, klare und effiziente Art ihre Ziele zu kommunizieren.

Handlungsanweisung für ein starkes Recruiting

Jerome Ternynck von Smartrecruiters  hat in seinem Buch Hiring Success einen Handlungsplan für einen starken Recruiting-Prozess entworfen. Wir haben uns davon inspirieren lassen und in der Folge versucht, seine Ideen weiter anzureichern.

Denn trotz der unbestreitbaren Stärke dieses Werkes sehen wir doch noch Möglichkeiten der Optimierung:

  Einige Schlüssel-Herausforderungen für einen erfolgreichen Einstellungsprozess wurden nicht genannt oder nur unzureichend ausgeführt.

  In einigen Fällen lassen sich Indikatoren finden, die zugänglicher und somit einfacher zu bewerten sind.

Nach einigen Monaten des Testens und Verbesserns haben wir die folgende Version entworfen, die wir das „Talent Acquisition Dashboard“ nennen.

Warum ein „Dashboard”?

Mit unserem Tool lassen sich auf einen Blick mehrere Indikatoren sowie ihre Entwicklung in einem vorgegebenen Zeitraum abbilden sowie aufzeigen, wie stark sie von einem definierten Ziel abweichen.

Darüber hinaus wollten wir jegliche Verwechslungsgefahr mit dem Originalansatz der SmartRecruiters ausschließen! :-)

Wir stellen Ihnen im Folgenden die Theorie hinter unserem Talent Acquisition Dashboard vor und laden Sie herzlich dazu ein, sich ein Excel-Modell herunterzuladen, mit dem Sie Ihr Dashboard ganz einfach selbst erstellen können.

 

Das Talent Acquisition Dashboard und die 6 Grundpfeiler Ihres Recruiting-Projektes

Hinter jeder dieser Herausforderungen verbirgt sich ein Indikator, mit dem sich die Leistung, die Entwicklung und der Abstand zur Zielgröße messen lassen.

1. Produktivität

Wir messen die Produktivität als Anzahl der erfolgten Einstellungen pro Personaler in Vollzeit in einem bestimmten Zeitraum („X Einstellungen in dem genannten Zeitraum geteilt durch X Personaler in Vollzeit“).

Dieser Indikator ist sehr einfach zu messen, aber nur schwer weiterzuentwickeln.

Wie lässt sich die Zahl der Stellenbesetzungen in einem Kalenderjahr erhöhen, ohne dass darunter die Qualität der Betreuung eines jeden Kandidaten leidet? So zum Beispiel: Wenn Sie in Produktivitäts-Tools investieren, die es Ihren Personalern ermöglichen, mehr Zeit freizuschaufeln, erhöhen Sie Ihren Ertrag.

Beispiel:

2020 hatten Sie:

 3 Personalbeauftragte, die 100 % ihrer Zeit mit der Personalbeschaffung verbracht haben, und

  1 Personalchef, der 10 % seiner Zeit dem Recruitement widmete.

Im gesamten Jahr erfolgten 36 Neuanstellungen.

Ihre Produktivitätsrate lag bei 11,6 Einstellungen/Vollzeit-Personaler (36 / (100 % x 3 + 10 % x 1)).

2. Geschwindigkeit

Die Bewertung der Geschwindigkeit kann wie folgt erfolgen: der Prozent-Anteil der in einem definierten Zeitraum besetzten Stellen.  

Beispiel:

2020 wollten Sie wie folgt rekrutieren:

10 Personen im I. Quartal. Sie haben schließlich 6 Personen im I. Quartal und 4 Personen im II. Quartal eingestellt. Somit wurden nur 60 % der Stellen im festgelegten Zeitraum tatsächlich besetzt.

Entsprechend dieses Indikators sollten die Personaler in der Folge ihr Augenmerk auf jene Posten richten, die nicht in dem festgelegten Zeitraum besetzt wurden, um zu verstehen, welche möglichen Hindernisse es gab und wie künftig vorzugehen ist.

Der Indikator der Durchschnittsdauer für die Besetzung einer Stelle ist hier nicht relevant („% der in weniger als X Monaten besetzten Stellen“), da sich Posten je nach Art der Tätigkeit und Vertragstyp nur schwer miteinander vergleichen lassen. Der Durchschnitt wäre somit kein guter Indikator, da die Bedingungen zu variabel wären.

3. Qualität

Die Qualität des Recruitings ist eine der entscheidenden Herausforderungen. Wurde ein Bewerber korrekt bewertet und dann ausgewählt, indem seine Hard und Soft Skills einbezogen und seine Affinität zu den Unternehmenswerten berücksichtigt wurden, ist es sehr wahrscheinlich, dass er auf seinem Posten aufblüht.

So ist die Verweilrate nach 6 oder 12 Monaten („Anteil der Mitarbeiter, die 6 oder 12 Monate nach ihrer Einstellung noch da sind“) ein solider Indikator, um die Qualität des Recruitings zu messen. Dieser Indikator lässt sich sehr einfach ermitteln und steuern.

Dieser Bleibe-Indikator erlaubt es, die Qualität des Onboardings zu illustrieren. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen nach 5 Monaten bereits wieder, ist es sehr wahrscheinlich, dass er dies wegen eines schlechten Onboardings seines Vorgesetzten tut.

In diesem Fall liegt der Fehler nicht im Recruiting, sondern in der angebotenen Integration in das Unternehmen.

Anzumerken ist hierbei, dass Abgänge im Laufe der ersten 6 oder 12 Monate sowohl Kündigungen auf Initiative des Mitarbeiters als auch jene nach einer Unternehmensentscheidung umfassen – dieser Indikator ist somit also ein Zufriedenheitswert des rekrutierten Kandidaten und des Personalers gleichermaßen.

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4. Kosten

Wir haben den Wert der Kosten von jenem der Produktivität abgekoppelt, da wir denken, dass die Kostenfrage eine Herausforderung für sich darstellt und einen spezifischen Indikator verdient.

Der Indikator, den wir hier angeben, bildet die Kosten pro Einstellung ab. Er ergibt sich wie folgt:

Summe der externen Kosten (Sourcing + ATS + HR-Kommunikation + Personalagentur + Jobboards) und der internen Kosten (Tools + Personaler-Gehälter + strukturelle Kosten), die mit dem Recruiting in Zusammenhang stehen, geteilt durch die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum eingestellten Mitarbeiter.

5. Bewerbererfahrung

Über der Pandemie dürfen wir nicht vergessen, dass der Trend in vielen Bereichen des Arbeitsmarktes zu einem starken Fachkräftemangel geht. Der Kampf um die besten Talente ist für die Personalabteilungen eine große Herausforderung. Dabei sollte allen klar sein, dass die Erfahrungen, die die Kandidaten im Zuge ihrer Bewerbung mit einem Unternehmen machen, von enormer Bedeutung sind.

Schlechte Erfahrungen von Bewerbern können für ein Unternehmen sehr schädlich sein – und zwar nicht nur allein bei der Personalsuche, sondern auch ökonomisch: 60 % der Kandidaten sind bereit, Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens zu boykottieren, mit dem sie eine schlechte Erfahrung gemacht haben.

Ein Beispiel gefällig? Lesen Sie ruhig noch einmal von den Erfahrungen von Virgin Media, um eine Vorstellung der Schäden zu bekommen, die eine schlechte Bewerberzufriedenheit verursachen kann.

Es ist möglich, die Zufriedenheit der Bewerber im gesamten Personalauswahl-Prozess oder auch nur in einigen Etappen zu messen.

CleverConnect bietet zum Beispiel einen Zufriedenheits-Fragebogen für alle Personen an, die unsere Lösung für zeitversetzte Video-Interviews verwendet haben.

Ein einfacher, schneller Fragebogen kann bereits einen globalen Überblick geben, um auf dieser Basis Aussagen über die generelle Zufriedenheit zu treffen. Auch externe Labels vom Typ HappyIndex sind eine Option.

6. Inklusion

Die Unternehmen möchten 2021 unbedingt wieder einen Wachstumskurs einschlagen, aber sollten dabei nicht ihre soziale Rolle als gesellschaftlicher Akteur aus dem Blick verlieren. Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion gehören zu den Themen, mit denen sich die Personalabteilung im Zuge der Einstellungsprozesses beschäftigen muss.

Die Inklusionspolitik (Geschlechter, Nationalität, Alter, Bildungsniveau) ist Bestandteil eines effizienten Recruitings.

Der Gesetzgeber gibt zwar bereits einen klaren rechtlichen Rahmen vor. Jedes Unternehmen sollte aber darüber hinaus entsprechend der eigenen Geschichte und Werte eigene Ziele definieren. Wichtig ist dabei für unser Dashboard, dass jedes Unternehmen diese Ziele klar benennt und misst.

Beispiele für einen klaren Indikator, um die Inklusion zu messen, sind der Prozentsatz der Frauen in der Belegschaft, die Verteilung der Mitarbeiter auf verschiedene Altersgruppen und die Verteilung der Mitarbeiter nach Vertragstypen.

Wir empfehlen Ihnen, dass Sie, sobald Sie unser Template heruntergeladen haben, in Ihren Teams daran arbeiten, entsprechend Ihrer Daten an passenden Indikatoren zu arbeiten.

Sie können dann das Talent Acquisition Dashboard Ihrer Direktion vorstellen, um:

  sie für die komplexen Herausforderungen der Personalauswahl zu sensibilisieren,

  den aktuellen KPI zu zeigen und so einen Ist-Zustand zu beschreiben,

  gemeinsam mit der Direktion die kurzfristigen (6 Monate), mittelfristigen (18 Monate) und langfristigen (36 Monate) Herausforderungen des Unternehmens zu identifizieren und sie mit dem Talent Acquisition Dashboard abzugleichen oder

   um Ziele zu vereinbaren, um die Schlüsselindikatoren zu verbessern.

Anschließend können Sie mit dem Recruiting-Team an den durch die Direktion definierten Zielen arbeiten und Lösungen finden, um diese zu erreichen.

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Das Talent Acquisition Dashboard CleverConnect und seine zukünftigen Varianten

Das Talent Acquisition Dashboard zielt darauf ab, sich spezifisch an verschiedene Missionen anzupassen, da die gesuchten Profile sehr stark variieren können.

Allerdings ist es für Zeitarbeitsfirmen und Personaldienstleister weniger geeignet. Um den Anforderungen und Bedürfnissen der Gesamtheit unserer Kunden gerecht werden zu können, werden wir verschiedene Versionen des Talent Acquisition Dashboards anbieten, die wir in Kürze vorstellen werden.

 

Sind Sie bereit, die Indikatoren Ihres Recruitings zu messen und zu verbessern?