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De CleverConnect, le 31 mai 2022

Optimiser son vivier pour contourner le manque de candidats

La crise étant passée par là, le manque de candidats s'est accentué dans certains secteurs d’activité. Si bien qu’aujourd’hui, il est difficile de trouver la perle rare, qu’il s’agisse de staffer des postes vacants ou pour accompagner  une logique de croissance. Cette tendance n’est pas spécifique aux petites entreprises. C’est un véritable problème qui touche de plus en plus de structures en France. Dans cet article, nous faisons le point sur la gestion de votre vivier de candidatures, autrement dit ce réservoir de candidatures qui est à portée de mains, mais souvent mal exploité. Comment faire en sorte d’optimiser votre vivier de candidats pour trouver la perle rare ?

Comment exploiter son vivier de candidats ?

C'est LA question essentielle, et nous allons essayer de vous donner la marche à suivre.

Penser moyen-long terme avec une vraie stratégie

Il se peut que dans le flot de candidatures reçues (suite à annonce ou spontanées), vous écartiez plusieurs candidats, car ils ne correspondent pas, à l'instant T, au profil recherché. Mais qui dit que ça sera encore le cas dans 6 mois ? C'est pourquoi la construction d'un vivier s'envisage sur le long terme

D'ailleurs, avant même de réfléchir à la faisabilité technique de l'exploitation du vivier (c'est-à-dire en réfléchissant à votre base de données, au choix d'un ATS, etc.), il est essentiel de penser au déploiement d'une vraie stratégie qui prévoit et intègre le vivier comme "pool de talents". Avant d'écarter une candidature par manque ou inadéquation de compétences techniques, demandez-vous si le profil non retenu pourrait présenter un intérêt dans quelques semaines ou mois. Si c'est le cas, vous devez prévoir de l'intégrer dans votre vivier et de l'animer pour entretenir le contact. Avoir une vision moyen-long terme pour avoir le temps d’optimiser son vivier de candidats n'est pas une option, c'est une nécessité.

Si vous vous contentez de mettre des CV de côté "au cas où", cela ne marchera pas. Votre vivier doit être intégré à votre stratégie globale de recrutement (comme un levier à part entière), pensé en amont, organisé, structuré, mais surtout, il doit être qualifié pour être exploitable par vos recruteurs.

Digitaliser et automatiser pour réhumaniser

L'objectif est de réhumaniser le processus de recrutement, y compris en matière de vivier. Bien que cela représente déjà une action pour entretenir le contact avec les candidats, envoyer un mail automatique, impersonnel et non ciblé, tous les mois pour "faire le point sur la candidature" n'est peut-être pas la meilleure façon de procéder.

À la place, pourquoi ne pas imaginer un processus qui vous permet d'avoir des données constamment à jour, et d'automatiser des campagnes d'e-mailing personnalisées et ciblées ? L'objectif étant de renforcer la relation avec votre candidat, sans lui donner l'impression de le spammer d'informations inutiles. L'utilisation pertinente des données récoltées pour votre vivier permet à l'entreprise d'avoir une base forte et cohérente, et à chaque candidat d'être tenu au courant des opportunités.

Alimenter, animer et mettre à jour la data

Pour être efficace et faire gagner du temps aux recruteurs, le vivier doit être mis à jour régulièrement. Et surtout, il doit vivre. Collecter une masse de data sans les exploiter ne servirait pas à grand-chose. Imaginez une pile de CV papiers monter jusqu'au plafond, qu'en feriez-vous ? Le vivier est à appréhender comme un levier actif du recrutement et les candidats suivis, assimilés à des clients. Vous ne vous contentez pas d'avoir un réservoir d'informations à disposition, vous créez du lien avec vos candidats.

Les outils au service du vivier

La volonté de créer un vivier ne suffit pas à elle seule pour améliorer le recrutement. Il y a forcément un outil qui accompagne sa mise en place. Voici 3 outils indispensables pour gérer votre "pool de talents". 

L'ATS pour structurer son vivier

L'ATS ou Applicant Tracking System est une solution d'aide à la décision. C'est un outil en ligne qui permet aux recruteurs d'analyser le profil et la candidature d'une personne. En matière de vivier, la plupart des ATS dispose d'une fonctionnalité dite "tag" qui permet d'attribuer à chaque profil des critères précis. Par exemple, vous pouvez intégrer des tags comme "développeur iOS" ou "Commercial" sur vos profils. Cela facilitera vos recherches par la suite.

Encore faut-il que vous réfléchissiez de façon optimale et structurée aux différents "tag" à attribuer. Pour reprendre l'exemple du "développeur iOS", si 6 mois plus tard vous avez utilisé d'autres tags comme "développeur mobile" ou "lead dev mobile" ou "développeur Android", il y a peu de chances que vous réussissiez à centraliser vos données.

Il vous faut donc adopter une terminologie normée et adaptée à vos besoins.

Le CRM pour entretenir le lien avec vos candidats

Comme les outils de Customer Relationship Management permettent de gérer la relation client, le Candidate Relationship Management permet à l’employeur de gérer la relation avec vos candidats. Ainsi, vos candidats en vivier deviennent en quelque sorte vos clients. Vous allez développer un lien de proximité avec ceux qui vous ont suffisamment fait confiance pour vous adresser leur CV. Cet outil peut s'utiliser en corrélation avec votre ATS (s'il en possède la fonctionnalité).

Selon les données collectées (profil, critères de recherche d'emploi, date d'anniversaire), vous pourrez leur adresser des communications ciblées et personnalisées. Il vous est possible par exemple de leur envoyer les dernières opportunités pour rejoindre votre entreprise (un grand classique) ou de les inviter à des évènements susceptibles de les intéresser.

Rien ne vous empêche de créer des "scénarios" (séquences mails) et d'automatiser vos communications. Cela rendra vos prises de contact plus régulières et entretiendra le lien avec vos candidats. Vous restez ainsi dans le "top of mind" des entreprises auxquelles ils pourront penser, plus ou moins spontanément, quand ils réfléchiront à de nouvelles "opportunités professionnelles". Un bon point !

Le matching pour exploiter pleinement la puissance du vivier

Le matching permet de comparer le contenu d'un CV avec celui d'une offre d'emploi. Au plus la compatibilité est forte, au plus le score obtenu est élevé. De façon très pratico-pratique, le recruteur peut utiliser ce type de système pour vérifier la compatibilité entre sa base de candidats (vivier) et les nouvelles offres d'emploi qu'il a à pourvoir.

Pour revenir sur l'intérêt de la digitalisation, un outil de matching combiné aux données de l'ATS peut permettre d'isoler automatiquement des candidats ayant un bon score (c'est à vous de définir ce qu'est un "bon" score) et de leur envoyer une séquence mail pour candidater au poste ouvert. Ainsi, le recruteur n'est plus dans une posture d'attente vis-à-vis des candidats puisqu'il a déjà, à portée de main, des profils connus et ciblés, alignés avec les critères du poste. Tout le travail de recherche et de présélection a déjà été réalisé. Autrement dit, le matching dans le cadre de l'exploitation du vivier offre un vrai gain de temps pour les recruteurs.

Rédigé par CleverConnect, 31 mai 2022