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Gonzague Lefebvre
De Gonzague Lefebvre le février 08, 2021

Mesurez la performance de vos processus de recrutement

Le domaine du recrutement est bien plus complexe qu’il n’y paraît.

Le recrutement doit faire face à  une multitude d’enjeux, parfois contradictoires

Il est difficile pour les décisionnaires RH de concilier à la fois rapidité, productivité, efficacité, qualité, équité, maîtrise des coûts… ainsi que d’identifier le ou les enjeu(x) prioritaire(s) pour l’entreprise.

De plus, chacune de ces problématiques peut couvrir des définitions différentes en fonction de l’interlocuteur… compliqué de s’y retrouver ! 

Enfin, est-il possible de suivre chacun de ces enjeux à l’aide d’indicateurs fiables ?  Certaines notions semblent en effet échapper à l’étude purement quantitative, rendant leur mesure aléatoire. 

Dans ce contexte, comment les décisionnaires RH peuvent-ils donner du sens à leurs actions et sensibiliser le comité de direction ainsi que les équipes opérationnelles sur les enjeux à venir ? 

Notre ambition est de fournir aux responsables RH un outil leur permettant de communiquer de façon simple, claire et efficace, leurs objectifs avec leur CODIR ET leurs équipes.

Rendons à Cesar… 

 Jerome Ternynck de Smartrecruiters  a publié un livre passionnant Hiring Success où il érige un plan d’action de suivi qualitatif du processus de recrutement. Nous nous en sommes inspiré puis avons cherché - modestement - à  l’enrichir.

Car en dépit des qualités indéniables de l’ouvrage, nous avons trouvé que :

- Certains enjeux déterminants du succès d’un processus de recrutement n'étaient pas couverts ou trop indirectement.
- Il était possible dans certains cas de proposer d’autres indicateurs peut-être plus accessibles, et donc plus faciles à suivre.

Après plusieurs mois de travail et de recherches, nous avons abouti à la version suivante que nous appellerons “le Talent Acquisition Dashboard”.

Pourquoi un “dashboard” (ou “tableau de bord”) ? 

Notre outil permet de visualiser en un coup d'œil plusieurs indicateurs ainsi que leur évolution par rapport à la période précédente, et leur écart avec l’objectif fixé. 

Nous avons  également voulu éviter toute confusion avec l’approche d’origine de SmartRecruiters ! :)

Nous vous présenterons ici la théorie derrière notre Talent Acquisition Dashboard et nous vous inviterons à télécharger un modèle excel qui vous permettra de créer de façon dynamique votre dashboard, très simplement ! 

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Le Talent Acquisition Dashboard présente les 6 grands piliers de votre projet de recrutement

Les 6 piliers du Talent Acquisition Dashboard

Derrière chacun des 6 enjeux présentés se trouve un Indicateur permettant de mesurer la performance, l’évolution et l’écart à l’objectif. 

Les indicateurs clés du Talent Acquisition Dashboard-1

1. Productivité

Nous mesurons la notion de productivité à travers le nombre de recrutements réalisés par un recruteur en équivalent temps plein sur une période donnée (“X recrutements sur la période effectués divisé par X recruteurs ETP”). 

C’est un indicateur facile à mesurer, mais compliqué à faire progresser. 

Comment augmenter le volume de recrutements effectués annuellement sans entamer la qualité du suivi effectué pour chaque candidat ? Ainsi, si vous investissez dans des outils de productivité qui permettent à vos recruteurs de se dégager plus de temps, vous améliorez votre ratio.

Exemple:

Vous aviez en 2020 :

. 3 chargés de recrutement qui passaient 100% de leur temps sur le recrutement 

. 1 DRH qui allouait 10% de son temps au recrutement


Au total 36 recrutements ont été réalisés sur l’année.

Votre ratio de productivité était de : 36 / (100% x 3 + 10% x 1) = 11,6 recrutement/recruteur ETP

2. Vélocité

La notion de vélocité qui couvre la temporalité peut être définie comme suit : le pourcentage de postes pourvus dans un délai fixé.  

Exemple : 
Sur 2020, vous aviez prévu de recruter :
10 personnes en Q1. Finalement, vous avez recruté 6 personnes en Q1 et 4 personnes en Q2 : ainsi seuls 60% des postes ont été pourvus dans le délai fixé.

En suivant cet indicateur, les recruteurs devront ensuite s'intéresser aux postes qui n'ont pas été pourvus dans les temps afin de comprendre quels sont les obstacles éventuels et mettre en place un plan d'action associé.

L’indicateur du délai moyen n’est pas pertinent ici (“% de postes pourvus en moins de x mois”), car il y a trop de disparités en fonction des postes et des types de contrats. La moyenne ne sera ainsi pas un bon indicateur car la variance est trop forte.

3. Qualité 

La qualité des recrutements est un enjeu déterminant. Si un candidat a correctement été évalué puis sélectionné en tenant compte de ses hard et soft skills ainsi que de son adéquation aux valeurs de l’entreprise, il est fort probable qu’il s’épanouisse à son poste. 

Ainsi  le taux de rétention à 6 ou 12 mois (“% de collaborateurs encore en poste 6 ou 12 mois après leur embauche”) est un indicateur solide pour mesurer la qualité d’un recrutement. C’est un indicateur facile à suivre et à piloter, notamment chez nos clients.

L'indicateur de rétention permet d'illustrer aussi la qualité de l'onboarding. En effet, si un collaborateur part au bout de 5 mois, il est probable qu'il le fasse à cause d'un mauvais onboarding par son manager.

Dans ce cas, il ne s'agit pas d'une erreur de recrutement pour le poste, mais de l'intégration proposée par le manager qui se trouve défaillante.  

Notons que les départs durant les 6 ou 12 premiers mois incluent aussi bien des départs relatifs à une décision du collaborateur que ceux relatifs à une décision de l’entreprise - cet indicateur englobe donc la notion de satisfaction du candidat recruté et du recruteur.

4. Coûts 

Nous avons détaché la notion de coûts de celle de productivité car nous pensons que la question des coûts est  un enjeu à part entière, associé à un indicateur spécifique. 

L’indicateur que nous suivons ici est celui du coût par recrutement. Il s’exprime ainsi :

Sommes des coûts externes (sourcing + ATS + Communication RH + Cabinets de recrutement + job boards) et internes (outils + Salaires chargés + Coûts de structure) liés au recrutement divisé par le nombre de personnes recrutées sur la période.

Pour plus d’informations, le calcul a bien été explicité par Laurent Brouat de L’Ecole du Recrutement dans cet article.

5. Expérience candidat

Il ne faut pas que la pandémie fasse oublier la réelle tendance de fond de pénurie de main d'œuvre dans de nombreux secteurs. La “guerre des talents” est bien un enjeu prioritaire pour les RH, qui sont sensibilisées sur l’importance de l’Expérience Candidat 

Des études ont montré qu’une mauvaise expérience candidat était potentiellement nuisible. 

pour les performances économiques de l’entreprise (particulièrement en BtoC) car 60% des candidats affirment être prêts à boycotter des produits / services suite à une mauvaise expérience. 

Nous vous invitons à lire le retour d’expérience de Virgin Media pour vous en savoir plus sur les dégâts causés par une mauvaise expérience candidat. 

Il est possible de  mesurer la satisfaction des candidats relative à l’ensemble du processus de recrutement, ou bien à une étape particulière. 

Cleverconnect propose par exemple un questionnaire de satisfaction à toutes les personnes qui ont utilisé  sa solution d’entretien vidéo différé. 

Pour des mesures globales,  un simple questionnaire rapide peut donner de très bons résultats pour connaitre le taux de satisfaction ou bien opter pour labels externes du type HappyIndex.

6. Inclusion 

Les entreprises souhaitent ardemment retrouver le chemin de la croissance en 2021, mais elles n’ont pas pour autant perdu de vue leur rôle social et sociétal. La diversité, l’égalité des chances et l’inclusivité font partie des préoccupations RH à suivre afin de s’assurer que son processus de recrutement est vertueux. 

La politique d'inclusion (sexes, origines, âge,  formation) passe par des outils de suivi de recrutement efficaces.

La loi fixe sur ces critères déjà des objectifs quantifiables. Chaque entreprise doit se fixer ses propres objectifs dans ce domaine en fonction de son histoire et de sa sensibilité. L’objectif pour nous réside surtout dans le fait que chaque entreprise identifie, mesure. 

Exemple d’indicateurs pertinents pour mesurer l'inclusion : % de femmes dans les effectifs;  répartition des salariés par tranches d’âge ; répartition des salariés par type de contrat…

Vous trouverez ici une liste assez exhaustive des indicateurs que vous pouvez suivre. Une fois le template téléchargé, nous vous conseillons de travailler avec votre équipe pour choisir les indicateurs adéquats en fonction des données que vous possédez. 

Vous pourrez présenter le Talent Acquisition Dashboard au CODIR pour :

- le sensibiliser sur des grands enjeux et la complexité du recrutement

- faire le point sur la situation en montrant les KPI en l'état

- identifier avec le CODIR les enjeux court terme (6 mois), moyen terme (18 mois) et long terme (36 mois) de l'entreprise et leur équivalence sur le Talent Acquisition Dashboard

- fixer les objectifs en terme d'amélioration des indicateurs clés

 

Vous pourrez ensuite travailler avec l'équipe Recrutement sur les grands objectifs définis par le CODIR et les actions à mettre en oeuvre pour les atteindre. 


Le Talent Acquisition Dashboard CleverConnect et ses futures variants

Le Talent Acquisition Dashboard a pour mission de s’adapter spécifiquement lorsque les profils recherchés sont variés. 

En revanche, il est moins adapté aux entreprises dans l’intérim, aux ESN ou encore aux cabinets de recrutement. Afin de répondre aux attentes de l’ensemble de nos clients, nous déclinerons différentes versions du Talent Acquisition Dashboard, que nous présenterons ultérieurement  ! 

Prêt à mesurer et améliorer les indicateurs de vos recrutements ? 

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Publié par Gonzague Lefebvre février 8, 2021
Gonzague Lefebvre