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Den Talent-Pool optimieren, um dem Mangel an Kandidat:innen entgegen zutreten

Die Krise ist vorbei, doch mit ihr hat in einigen Bereichen der Mangel an Kandidat:innen weiter zugenommen. Und so kann es mitunter sehr schwer fallen, das passende Talent zu finden, um das eigene Firmenwachstum voranzutreiben oder ganz einfach auch nur freie Stellen zu besetzen. Nicht nur kleine Unternehmen sind betroffen. Mehr und mehr deutsche Firmen spüren die Auswirkungen.

In diesem Beitrag wollen wir deshalb über Ihren Talent Pool sprechen, also über jene Bewerbungen, die sie für den Fall der Fälle in der Schreibtischschublade liegen haben, viel zu oft aber nicht richtig nutzen. Wie gelingt es Ihnen, Ihren Talent-Pool zu optimieren und darin womöglich ein echtes Juwel zu finden?

Wie nutzen Sie Ihren Talent Pool optimal?

Das ist DIE entscheidende Frage – und wir werden Ihnen eine genaue Anleitung an die Hand geben, wie Sie vorgehen sollten.

Mittelfristig denken und eine klare Strategie verfolgen

Unter den vielen Bewerbungen, die Sie auf eine Stellenausschreibung hin oder auch als Initiativbewerbung erhalten, befinden sich oft einige, die zum Zeitpunkt X nicht Ihrem gesuchten Profil entsprechen. Doch wer sagt, dass das in 6 Monaten nicht eventuell anders ist? Deshalb ist es ratsam, sich langfristig einen Talent Pool aufzubauen.

Noch bevor Sie dabei über die technische Machbarkeit eines solchen Pools nachdenken und sich mit Datenbanken und einem ATS befassen, ist es wichtig, eine klare Strategie zu entwickeln, die den Pool als eine Art „Pool für Talente“ begreift. Bevor Sie eine Bewerbung zu den Akten legen, weil es ihr an technischen Kompetenzen mangelt, fragen Sie sich, ob das Profil nicht in einigen Wochen oder Monaten auf einmal interessant werden könnte. Sollte dies der Fall sein, sollten Sie es in Ihren Pool aufnehmen und den Kontakt pflegen. Eine mittelfristige Vision ist dabei die Grundlage, um sich einen festen Kandidat:innen-Stamm aufzubauen und diesen zu optimieren.

Einen Lebenslauf einfach nur für den Fall der Fälle irgendwo aufzuheben – ihn also in der Schublade zu haben – wird nicht funktionieren. Ihr Pool muss in Ihre gesamte Recruitingstrategie integriert, organisiert und strukturiert werden – vor allem aber qualitativ so gestaltet sein, dass er von Ihren Recruiter:innen genutzt werden kann.

Digitalisieren und automatisieren für ein menschlicheres Vorgehen

Das Ziel ist, den Bewerbungsprozess wieder zu vermenschlichen. Und dazu gehört auch der Talent Pool. Zwar können Sie natürlich jeden Monat eine automatische, unpersönliche Mail heraus schicken, um „Informationen zum Stand der Bewerbung“ zu geben – doch gibt es bessere Vorgehensweisen, um Kontakt zu den Kandidat:innen zu halten.

Warum arbeiten Sie nicht an einem Prozess, der es Ihnen erlaubt, die Daten stetig auf dem aktuellsten Stand zu halten und personalisierte und zielgruppengerechte E-Mail-Kampagnen zu automatisieren? Zielen Sie darauf ab, die Beziehung zu Ihren Kandidat:innen zu vertiefen, ohne dabei den Eindruck zu erwecken, sie einfach nur mit nutzlosen Informationen zuzuspammen. Eine sachbezogene Nutzung der für Ihren Pool gesammelten Daten erlaubt es dem Unternehmen, auf einer starken und kohärenten Grundlage aufzubauen und jeden Kandidaten sowie jede Kandidatin über die aktuellen Möglichkeiten auf dem Laufenden zu halten.

Daten pflegen, unterhalten und aktualisieren

Um effizient zu arbeiten und den Recruiter:innen einen Zeitgewinn zu ermöglichen, muss der Pool regelmäßig aktualisiert werden. Und vor allem muss er leben! Eine große Masse an Daten zu sammeln, ohne dann auch mit diesen zu arbeiten, bringt nicht wirklich viel. Stellen Sie sich einen Stapel Lebensläufe bis unter die Decke vor: Was machen Sie damit? Der Talent Pool muss als aktive Recruiting-Datenbank verstanden werden – und die Kandidat:innen als Kunden. Begnügen Sie sich nicht nur damit, viele Informationen zur Verfügung zu haben, sondern stellen Sie aktiv eine Beziehung zu Ihren Kandidat:innen her.

Die Tools im Dienste des Pools

Allein nur der Wille, einen Talent Pool zu erstellen, reicht nicht, um die Qualität des Recruitings zu verbessern. Es bedarf starker Tools, die das Projekt begleiten. Wir stellen 3 unverzichtbare Instrumente vor, mit denen Sie Ihren Talent Pool managen.

Das ATS, um den Pool zu strukturieren

Das Applicant Tracking System (ATS) ist eine Lösung, die bei der Entscheidungsfindung hilft. Es handelt sich um ein Online-Tool, mit Hilfe dessen Recruiter:innen das Profil und die Bewerbung einer Person analysieren können. Die meisten ATS verfügen über eine „Tag“-Funktion, über die sich an jedes Profil präzise Kriterien anknüpfen lassen. So können Sie zum Beispiel Tags wie „iOS-Entwickler“ oder Sales“ hinzufügen, was Ihnen später die Suche in Ihrem Talent Pool erleichtert.

Wichtig ist, eine optimale Struktur für Ihre verschiedenen Tags zu finden. Nehmen wir das Beispiel des „iOS-Entwicklers“ her: Wenn Sie 6 Monate später mit anderen Tags wie „Mobile-Entwickler“ oder „Lead Dev Mobile“ oder „Android-Entwickler“ arbeiten, stehen die Chancen schlecht, dass es Ihnen gelingt, Ihre Daten zu zentralisieren.

Sie brauchen also eine Terminologie, die genormt und an Ihre Bedürfnisse angepasst ist.

Das CRM, um Kontakt zu Ihren Kandidat:innen zu halten

Das Customer Relationship Management (CRM) ist ein Instrument zum Kund:innen-Beziehungsmanagement. Die Kandidat:innen Ihres Pools werden also in gewisser Weise zu Kund:innen. Sie werden eine Beziehung mit jenen herstellen, die Ihnen genug Vertrauen entgegengebracht haben, um Ihnen ihren Lebenslauf zu schicken. Dieses Tool kann im Zusammenspiel mit Ihrem ATS zum Einsatz kommen (falls dieses eine entsprechende Funktionalität besitzt).

Je nach den gesammelten Daten (Profil, Kriterien zur Stellensuche, Geburtsdatum) können Sie eine gezielte und personalisierte Kommunikation führen. Zum Beispiel können Sie den Kandidat:innen ganz klassisch die neuesten Stellenangebote schicken oder sie zu Veranstaltungen einladen, die sie interessieren könnten.

Nichts hindert Sie daran, Szenarien in Form von vorgefertigten Mails zu erstellen und Ihre Kommunikation zu automatisieren. Das macht die Kontaktaufnahme regelmäßiger und erleichtert es Ihnen, eine Verbindung mit Ihren Kandidat:innen zu pflegen. So rufen Sie sich immer wieder in Erinnerung – und bleiben „top of mind“, wenn es darum geht, eine neue berufliche Perspektive ins Auge zu fassen. Punkt für Sie!

Das Matching, um das Potenzial des Pools voll auszuschöpfe

Mittels Matching lässt sich der Inhalt eines Lebenslaufes mit einem Stellenangebot vergleichen. Je passgenauer beide sind, desto höher der Score, der sich ergibt. In der Praxis können Recruiter:innen dieses Tool verwenden, um die Passgenauigkeit zwischen einer Kandidat:innen-Basis (dem Pool) und den neuen offenen Stellenangeboten zu überprüfen.

Dank der Digitalisierung lassen sich mit einem Matching-Tool in Kombination mit den Daten des ATS automatisch jene Kandidat:innen herausfiltern, die einen guten Score haben (wobei es an Ihnen liegt zu definieren, was ein „guter“ Score ist), um diesen dann eine Mail zu schicken mit einer Einladung, sich für die offene Stelle zu bewerben. Die Recruiter:innen warten somit nicht mehr auf neue Kandidat:innen, sondern haben bereits bekannte und passende Profile bei der Hand, die zu den Kriterien für eine Stelle passen. Die Recherche- und Vorauswahl-Arbeit wurde bereits erledigt – und das Matching bringt im Rahmen der Nutzung des Talent Pool s einen echten Zeitgewinn für die Recruiter:innen mit sich.