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Nach welchen Kriterien die Lebensläufe aussortieren?

Personaler haben im Schnitt nicht mehr als 7 Sekunden, um sich einen Überblick über einen Lebenslauf zu verschaffen. Diese Zahl klingt unglaublich, bewahrheitet sich aber, sobald ein Personalverantwortlicher sich einer Vielzahl an Bewerbungen auf einen einzigen Posten gegenübersieht.

Bei einer hohen Anzahl an Bewerbungen bedarf es klarer Kriterien, anhand derer sich auf eine möglichst schnelle Art die Lebensläufe sichten und auswählen lassen.

Ab wann spricht man von einer hohen Anzahl an Bewerbungen?

Die Zahl der Bewerbungen variiert naturgemäß je nach Branche, Vertragsart und Profil. Man spricht in der Regel ab 200 Bewerbungen von einer hohen Anzahl.

Auf Ausbildungsstellen bewerben sich häufig sehr viele Interessenten – und das vor allem in Zeiten, in denen die Konjunktur in bestimmten Branchen für ein Ungleichgewicht von Angebot und Nachfrage sorgt. Die Anzahl der Bewerber auf eine Stelle wächst und die Konkurrenz wird stärker.

 

Wie kann man die Profile bewerten?

Um aus den eingegangenen Lebensläufen jene auszuwählen, die am besten passen, sollten die Personaler ihr Augenmerk auf folgende Kriterien legen:

      die jüngste Berufserfahrung

      die Mobilität der Bewerber

      das Ausbildungsniveau

      die Informatikkenntnisse.

Zudem stellt sich die Frage der Gewichtung der Kriterien bei der Kandidatenauswahl. Lassen sie sich klassifizieren? Welche Instrumente können der Personalabteilung bei ihrem Auswahlprozess helfen?

 

Welchen Stellenwert besitzt der Lebenslauf bei der Analyse einer Bewerbung?

Der Lebenslauf gibt einen faktischen Überblick über die Fähigkeiten und Kompetenzen eines Kandidaten.

Allein die Lektüre eines Lebenslaufes lässt selbstverständlich kein abschließendes Urteil über die wirklichen Stärken eines Bewerbers zu. Es ist also ratsam, einen Lebenslauf durch ein telefonisches Bewerbungsgespräch, ein zeitversetztes Video-Interview, ein Motivationsvideo oder ein Bewerbungsgespräch vor Ort anzureichern, um die Eignung und die Motivation eines Kandidaten zu analysieren und dessen Karriereerwartungen zu erfragen.

Aber auch der Lebenslauf gibt bereits einen Teil der Persönlichkeit eines Kandidaten preis – etwa durch die verwendeten Worte und das Layout. Die Erstellung eines Lebenslaufs ist eine wahre Stilübung und lässt Rückschlüsse zu, inwiefern sich ein Bewerber gewissen Normen und Prozessen anpassen kann.

Je nach Stelle die richtigen Fragen stellen

Damit er die richtigen Auswahlkriterien aufstellen kann, muss ein Personaler den Posten und dessen Umfeld verstehen. Dafür sollte er sich die folgenden Fragen stellen: ❓

      Welches Wissen muss der Angestellte für die Stelle mitbringen?

      Wird ihm ein Ausbilder zur Seite gestellt?

      Welche Entwicklungsmöglichkeiten werden ihm geboten?

      Wird ein Bewerber gesucht, der das Unternehmen vorantreibt – oder einer, der sich perfekt ins Unternehmensumfeld einordnet?

Der verantwortliche Manager muss den erforderlichen Input geben. Die richtigen Fragen erlauben es dem Personaler, die Erwartungen zu verstehen und die Managementmethoden zu erkennen.

Lebenslauf: Fokus auf die Hard Skills

Der Lebenslauf dient grundsätzlich dazu, die Hard Skills zu bewerten, aber ein paar Rückschlüsse auf die Soft Skills eines Kandidaten lässt er dennoch zu (die dann im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens zu überprüfen und zu bestätigen wären).

Zu den Hard Skills zählen die technischen Fähigkeiten, die sich ein Kandidat durch seine Berufserfahrung und seine Ausbildung angeeignet hat.

Beispiele für Hard Skills:

      Ausbildungen (Ausbildungsniveau und Abschlüsse)

      Softwarekenntnisse

      Technische Fähigkeiten

      Bisherige Projekterfahrung

 

Die Soft Skills richten das Augenmerk auf Fähigkeiten im Umgang mit anderen Menschen und auf emotionale Faktoren, die aufzeigen, wie sich ein Bewerber in das Unternehmen einpassen und im Team arbeiten kann.

Es ist deutlich schwieriger, aus dem Lebenslauf die Soft Skills als die Hard Skills abzulesen. Die weichen Faktoren betreffen viel stärker den zwischenmenschlichen Bereich, der besser in einem zeitversetzten Video-Interview oder in einem persönlichen Bewerbungsgespräch analysiert werden kann. Dennoch lassen sich anhand mehrerer Rubriken Rückschlüsse auf die Soft Skills ziehen:

Beispiele für Soft Skills:

      Interessen und Hobbys

      Ehrenamtliche Arbeit

      Vereinsarbeit

      Reisen

 

Kriterien in eine Hierarchie bringen (Must-Have vs. Nice-to-Have)

Personaler müssen die Kriterien entsprechend der Anforderungen einer Stelle in eine Hierarchie bringen:

  •     Zwingend notwendige Kriterien: Was der Kandidat sofort haben oder wissen muss.
  •     Wichtige Informationen: Diese Kriterien können zwischen zwei Kandidaten den Ausschlag geben.
  •     Optionale Elemente: Bonus-Kriterien, die die Waage zu dem einen oder anderen Kandidaten kippen lassen.

Eine schnelle Vorauswahl anhand grundlegender und formeller Kriterien

Für die Bewertung einer Bewerbung zählen grundlegende Kriterien wie der berufliche Werdegang, die Entwicklung usw., aber auch formelle Kriterien wie die Orthographie und die Präsentation einer Bewerbung.

Auf welche Informationen kommt es bei dieser Analyse an, damit sie aussagekräftig ist und schnell erfolgen kann?

 

Die Informationen des Lebenslaufs analysieren: gute Beispiele aus der Praxis

👨‍🎓 Die Ausbildung und Abschlüsse

Erfordert die Stelle einen bestimmten Abschluss, ein Diplom oder ein bestimmtes Ausbildungsniveau, muss der Personaler diesen Punkt zuallererst überprüfen. Das ist leicht, denn diese Elemente lassen sich schnell und einfach identifizieren und überprüfen.

Aber Achtung: Der Personaler sollte genau darauf achten, ob ein Abschluss (samt Abschlussnote) auch genannt oder nur ein Studium aufgeführt ist, was auch bedeuten kann, dass dieses Studium nur begonnen, aber nicht zu Ende geführt wurde.

📑 Art der letzten beruflichen Erfahrung

Je nach Branche und Unternehmen kann eine Tätigkeit verschieden benannt werden. Für einen Posten im Verkaufsbereich kommen womöglich viele verschiedene Tätigkeitsprofile in Betracht, die sehr unterschiedlich betitelt sein können: Verkaufsberater, Kundenberater, Business Developper usw.

Die letzte berufliche Erfahrung ist stets wichtig, sollte aber nicht die einzige Berufserfahrung sein, die analysiert wird. Sollten auch die anderen Berufsetappen nicht zu lange zurückliegen (nicht mehr als 3 Jahre), sollten auch sie in die Bewertung der Kompetenzen eines Kandidaten einbezogen werden.

Spezialfall junge Absolventen/Studenten

Es kommt selten vor, dass Studenten, die sich für eine Ausbildungsstelle bewerben, bereits über eine ähnliche Berufserfahrung verfügen. Die Vorauswahl der Bewerbungen erfolgt somit also anhand der laufenden Ausbildung, der Interessen oder der Vereinstätigkeit.

🗨️ Die Personalisierung

Indem er seinem Lebenslauf einen individuellen, persönlichen Titel gibt, der an die Stellenausschreibung angepasst ist, zeigt der Kandidat, dass er viel Sorgfalt in seine Bewerbung investiert hat.

Personaler wissen natürlich, dass Arbeitssuchende zig, zum Teil gar Hunderte Bewerbungen verschicken. Sie bevorzugen somit einen Lebenslauf, der einen konkreten Titel wie „Community Manager“ anstatt eines generellen „Kommunikation und Marketing“ trägt.

Ein auf die Stelle angepasster Titel für den Lebenslauf zeigt die hohe Motivation eines Bewerbers. Bei sehr vielen eingegangenen Bewerbungen kann allein das schon helfen, um in die engere Auswahl zu kommen.

🖋️ Rechtschreibung und Grammatik

Vor allem für Stellen, die eine hohe Qualifikation erfordern, ist es notwendig, den Lebenslauf auf mögliche orthographische Fehler zu überprüfen. Sie können ein Anzeichen für mangelnde Sorgfalt sein.

Für gewisse Posten, bei denen Texte verfasst oder ein Kundenkontakt gepflegt werden müssen, sind eine tadellose Rechtschreibung und Grammatik unabdingbar – während sie für andere Stellen (wie etwa einen Verkaufsberater) nicht zwangsläufig ein Ausschlusskriterium sein müssen.

Sobald diese schnelle Analyse abgeschlossen ist, kann die Auswahl beginnen!

Ganz allgemein können die Bewerber in 3 Kategorien eingeteilt werden:

      Kontakt aufnehmen

      Vielleicht (einige Punkte sind zu überprüfen)

      Absagen

 

Instrumente, die bei der Entscheidung helfen

Es gibt eine Unmenge an Tools – digital oder analog – die Personalern dabei helfen können, Zeit zu sparen.

Welche Tools sind am nützlichsten, um eine schnelle Vorauswahl der Bewerbungen zu treffen?

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Analysetabellen für den Lebenslauf

Schlichte Tabellen können bei der Analyse eines Lebenslaufs helfen. Personaler können so für mehrere Kandidaten angeben, ob formelle Bedingungen wie Diplome und Qualifikationen, Schlüsselkompetenzen und Soft Skills erfüllt werden.

Beispiel:

      Bedingung 1, Bedingung 2 (Master, Marketing-Vertiefung)

      Kompetenz 1, Kompetenz 2 (SEO-Kenntnisse, Photoshop)

      Soft Skill 1, Soft Skill 2 (Gewissenhaft, neugierig)

Diese Kriterien können nach Bedeutsamkeit gewichtet und so bewertet werden.

 

Das Bewerbungs-Matching

Die Matching-Technologie ist für Personaler unverzichtbar geworden, die die am besten qualifizierten Kandidaten sofort herausfiltern möchten. Sie ermöglicht es, bestimmte Daten direkt aus dem Lebenslauf herauszulesen.

Die Informationen aus dem Lebenslauf werden so ausgelesen und in Schlüsselbegriffe „übersetzt“. Mithilfe dieser Technologie lässt sich ein Lebenslauf, den der Kandidat frei gestaltet und erstellt hat, in ein strukturiertes Format umwandeln, das nur die für eine zu besetzende Stelle notwendigen Informationen enthält.

Hierfür werden Tags erstellt, die Informationen über den Kandidaten wiedergeben (Studium, Berufserfahrung, Kompetenzen). Der Personaler erhält diese Informationen, ohne dafür den Lebenslauf des Bewerbers analysieren zu müssen.

 

Wie kann man den Lebenslauf ersetzen?

Das zeitversetzte Video-Interview

Das zeitversetzte Video-Interview ist ein Instrument, das einen Lebenslauf ersetzen kann – und zwar für jene Stellen, bei denen Soft Skills sehr wichtig sind und die Berufserfahrung etwas weniger bedeutsam ist. Der Kandidat wird hierbei gebeten, statt eines Lebenslaufs ein Video einzusenden.

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Bei einer sehr hohen Anzahl an Bewerbungen wächst die Gefahr von Fehlern bei der Bewertung. Dank innovativer Tools ist es jedoch möglich, Lebensläufe schnell UND korrekt auszulesen und das Fehlerrisiko zu minimieren.

Für Personaler, die sich sehr hohen Volumina an Bewerbungen gegenübersehen, gehören diese Tools längst zum Alltag.